En la actualidad, el cumplimiento de la normatividad es una parte esencial de las operaciones comerciales en cualquier empresa, independientemente de la industria o sector. Esto le permite a las organizaciones operar dentro de la legalidad y evitar costos asociados a problemas legales. A ello se le denomina corporate compliance.
El compliance corporativo se refiere al conjunto de prácticas y procedimientos que adopta una compañía para asegurarse de seguir tanto su propia estructura de cumplimiento interno como de las leyes y regulaciones que aplican a su negocio.
Las funciones de cumplimiento son las formas en que una empresa puede protegerse de los riesgos de incumplimiento, incluidos los relacionados con el licenciamiento de software. Un riesgo de cumplimiento es cualquier cosa que deje vulnerable a la empresa.
El principal propósito de un programa de compliance es proteger su negocio, pero el retorno de la inversión podría ser muy significativo ayudándole a evitar prácticas que interrumpen las operaciones o ponen en riesgo la empresa.
Estos programas integran todos los esfuerzos a lo largo y ancho de la empresa, desde la gestión de las regulaciones externas y políticas internas hasta la capacitación integral de los empleados mediante un proceso que permite crear, actualizar, distribuir y rastrear las políticas de cumplimiento.
El compliance en las empresas va más allá de seguir al pie de la letra la ley; los esfuerzos de cumplimiento ayudan a las empresas a reducir el costo legal y el tiempo de resolución de problemas regulatorios y multas.
De acuerdo con Entrepreneur, los problemas legales más comunes en las empresas son: incumplimiento de proveedores, reclamaciones de clientes, incumplimiento de pago, demandas de los trabajadores, multas fiscales, afectación al patrimonio personal, problemas relacionados con el uso de marcas y patentes (en muchos casos asociados a una incorrecta administración de activos de software) y multas por la gestión inadecuada de los datos personales.
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Estos y más inconvenientes legales no solo representan costos adicionales, sino también tiempo malgastado, personal perdido, reestructuraciones innecesarias, reducción de la motivación, absentismo y estrés. Aunque estos riesgos y fallas de cumplimiento son comunes y tienen repercusiones masivas, la mayor parte son prevenibles; es por eso que tener un programa de cumplimiento enfocado en la prevención es más importante que nunca para las empresas.
Si lo anterior no es suficiente para que su empresa se decida a adoptar un programa de compliance, a continuación, le damos 7 razones por las cuales es esencial para cualquier negocio:
1. El cumplimiento es parte de la responsabilidad corporativa con la comunidad y las partes interesadas, debido a que su empresa se beneficia de los servicios básicos de su comunidad, como respuesta debe cumplir con la ley. Además, al utilizar recursos de otros (inversionistas acreedores, donantes, etc.) debe poder asegurarles que regula la conducta de los empleados y cumple con las normas y reglamentos aplicables.
2. El cumplimiento genera y retiene la confianza de todos los interesados, debido a que fomenta la comunicación transparente y el seguimiento al cumplimiento de las obligaciones. Estos dos aspectos no se dan en una organización a menos que se adopten políticas y prácticas enfocadas en ello dentro de la organización.
3. El cumplimiento fortalece la reputación corporativa, en tanto que las personas quieren trabajar con organizaciones que son confiables y demuestran tratos honestos. Cuando una organización tiene problemas legales e internos de forma frecuente, pierde la confianza del mercado en el que opera, mientras que la compañía que muestra evidencia de cumplimiento en todos los aspectos construye una reputación fuerte, haciendo que los clientes potenciales quieran trabajar con ella.
4. El cumplimiento ayuda a una empresa a definir el “por qué” de la organización, dado que lleva a delimitar sus valores y ética al nivel de hacer que los colaboradores los comprendan, adopten y se responsabilicen por ellos.
5. El cumplimiento ayuda a regular el “cómo” de la empresa, debido a que se centra en definir cuáles comportamientos se permiten y cuáles no se permiten en la ejecución del “por qué”. Cuando se implementa adecuadamente, aumenta la eficacia y eficiencia del personal porque los empleados han sido capacitados para saber de manera intuitiva cómo actuar y cómo razonar en situaciones ambiguas.
6. El cumplimiento puede servir como una poderosa herramienta de cambio a largo plazo, dado que si el comportamiento cotidiano surge de la formación y los códigos de conducta, y estos últimos se derivan de los valores y su articulación y modificación, y a lo largo del tiempo el compliance puede influir en la adopción de comportamientos organizacionales nuevos.
7. El cumplimiento le permite estar al margen del software pirateado o mal utilizado y estar preparado para las auditorías, en tanto que le ayuda a optimizar el uso de los programas conforme a los acuerdos de las licencias adquiridas y facilita la adopción de buenas prácticas de gestión de activos de software. Evitando así, sanciones y multas por mala implementación y ejecución de programas y aplicaciones.
Ante este panorama, es indispensable que considere el corporate compliance como un proceso importante para el beneficio y crecimiento de su empresa en todos los aspectos. Decídase por implementarlo y no olvide incluir la gestión de programas y aplicaciones en este. Recuerde que en Softimiza podemos convertirnos en su mejor aliado en software compliance. ¡Contáctenos para asegurar la optimización y cumplimiento de sus licencias!
