Como todas las empresas, la suya seguramente ha implementado algún tipo de software, por lo tanto es importante que tenga claro que así como pasa con la mayoría de los aspectos dentro de las organizaciones, para el uso de software en Colombia también existe una normatividad.
Conocer la legislación sobre la implementación y uso de programas de computador le permitirá tener una empresa al día en license compliance. Esto puede evitarle posibles sanciones o multas por parte de las diferentes entidades reguladoras como el Departamento de Impuestos y Aduanas Nacionales.
La norma que regula este tema se encuentra en la Ley 603 de 2000, llamada en algunos casos como ley de licencias de Software (o Ley para cumplimiento de las licencias de Software).
Este precepto le exige a las empresas presentar el informe de gestión que “deberá contener una exposición fiel sobre la evolución de los negocios y la situación económica, administrativa y jurídica de la sociedad”. A su vez, especifica que el informe debe incluir el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad; esto con el fin de proteger la propiedad intelectual y disminuir la piratería en Colombia.
Además, la norma faculta a las autoridades tributarias para verificar que no se estén evadiendo impuestos a través de la violación de los derechos de autor; dado que el software es considerado un activo intangible sobre el cual se pagan renta y tributos.
Esto quiere decir que la DIAN, en las visitas a su compañía, llevará a cabo revisiones para garantizar que se cumpla la legalidad de los programas que tenga instalados en sus equipos de hardware; así como también la Superintendencia de Sociedades puede realizar verificaciones y vigilancia sobre este aspecto en su empresa.
El incumplimiento acarrea sanciones administrativas hasta de 200 salarios mínimos legales mensuales vigentes (200 SMMLV) para todos los administradores de la empresa, según lo estipule la Superintendencia de Sociedades.
Además, con la violación de la ley de propiedad intelectual y derechos de autor también existe responsabilidad penal, como lo es el delito de defraudación de derechos patrimoniales de autor que contempla penas de prisión de 2 a 5 años y multas de 20 hasta 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.
También el delito de violación a los mecanismos de protección de los derechos patrimoniales de autor y otras defraudaciones que incurre en prisión de 4 a 8 años y multa de 26,66 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes. El representante legal de la empresa se puede ver enfrentado a responsabilidad penal por falsedad en documento privado que implica penas de 16 a 108 meses en prisión.
Sumado a esto, la DIAN también podrá sancionar por la evasión de impuestos derivada de software ilegal.
Desde su creación, esta ley ha sido determinante para combatir la piratería de software en el país, pues el tema del licenciamiento de software en las empresas ha dejado de ser una responsabilidad exclusiva de los departamentos de sistemas o tecnología, pasando a convertirse en responsabilidad de los representantes legales y la alta gerencia, quienes son en últimas quienes terminan respondiendo por las multas, sanciones y hasta los tiempos de prisión que se deriven del uso indebido o incorrecto de los derechos de propiedad intelectual de los fabricantes de software.
Ante este panorama, es indispensable que su empresa realice una correcta administración de activos de software que le permita contar con los soportes de la adquisición legal de los programas que instale y la debida licencia. Así mismo, el revisor fiscal debe verificar el correcto registro de estos activos intangibles en el informe de gestión.
Por último, recuerde que cumplir con las normas legales para adquirir licencias de software en Colombia no solo le permitirá estar alineado con la ley, sino que evitará otros posibles riesgos como ataques de seguridad, fraude financiero y robo de información e identidad personal por medio de virus y malware.
Si no está seguro de que su compañía es una empresa 100% legal, una auditoría de activos de software lo ayudará a identificar en cuál posición se encuentra frente al cumplimiento de la ley. En Softimiza podemos convertirnos en su aliado empresarial en consultoría en SAM (Software Asset Management), contáctenos para optimizar sus inversiones en licenciamiento de software
