La mayoría de las empresas (por no decir que todas) han necesitado de un software para facilitar la gestión de uno o varios procesos internos en algún momento de su historia. Sin embargo, la mayoría jamás ha profundizado en conocer el tipo de licencia que necesitaba, la que está usando actualmente, sus limitaciones o los derechos adicionales que obtiene al comprarlas; es por ello, que se incurre en gastos extra o en desperdicios de activo y, en los casos más sensibles, en situaciones de tipo legal por el mal uso de aplicaciones que requieren licencias.
Son muchas las razones por las que las empresas deberían utilizar programas legales y aprender sobre la optimización de licencias de software. Estas son las 3 razones principales de por qué es tan importante.
Antes de usar o comprar software, es importante comprender las leyes que lo rodean. Una licencia de software es un requisito legal para cualquier consumidor que desee utilizar programas, y el no tener una es una violación de la ley de derechos de autor y puede hacer que usted o su empresa corra peligro de incurrir en multas, sanciones e incluso penas de cárcel derivados de las auditorias de software.
Muchos tipos de software vienen con licencia para un solo usuario, pero si varias personas necesitan usarlo, podría considerar comprar varios paquetes de software, cada uno con su propia licencia, sin embargo, esto puede resultar muy costoso. Por ello, al encontrar paquetes que sean adecuados para múltiples usuarios puede ahorrar dinero en general.
Las grandes empresas suelen adquirir las licencias por volumen, un programa para cuando necesitan múltiples licencias, pero no necesariamente varias copias del software, y estas suelen tener un descuento a un precio razonable.
El ejercicio no es solo contabilizar cuantos usuarios pueden requerir acceso a un producto. Es necesario entender las características de cada edición que ofrece el fabricante, las diferentes modalidades de licenciamiento que se ofrecen para el mismo, las limitaciones de uso y el impacto que los cambios del hardware sobre el software que corre pueden generar.
Es común ver cómo se confunde la licencia -ese derecho de uso del producto- con los servicios asociados a los mismos que los fabricantes de software ofrecen. En la gran mayoría de los casos los fabricantes ofrecen servicios de soporte técnico, contratos de mantenimiento y derechos de actualización sobre los programas adquiridos. Servicios que, en conjunto, permiten un mejor retorno a la inversión pero que deben ser entendidos y manejados adecuadamente para ser aprovechados al máximo.
El licenciamiento de software puede resultar abrumador y confuso de descifrar, pero es importante entender los términos exactos bajo los cuales se adquieren, sus derechos y sus restricciones. Lo principal en lo que debe pensar al comprar el programa es para qué lo va a usar, qué procesos de negocio afectarán, quienes serán sus usuarios (internos, externos, humanos y procesos automatizados) y cómo lo instalará y administrará. Si está utilizando el software en su negocio, primero debe asegurarse de que la licencia lo permita y que no esté diseñado solo para organizaciones sin fines de lucro o uso personal.
Siempre verifique la licencia de los componentes de software que instala o usa en desarrollo. Cada componente puede tener implicaciones legales, de seguridad o de calidad en cascada, por lo que es crucial administrar cada uno de ellos con atención.
Si su empresa utiliza múltiples programas puede ser difícil estar al tanto de cada una de las licencias y el cumplimiento de las mismas, por ello, será mejor que se apoye en una empresa especializada en Software Asset Management y Software License Optimization. Ellos pueden revisar sus programas, incluidas todas las dependencias y herramientas utilizadas y brindarle consejos sobre cómo mejorarlo.
Esta ayuda puede permitirle optimizar el ciclo de vida de los activos informáticos generando ahorros y mejorando su uso para aprovechar al máximo sus inversiones. Para ello, puede contar con Softimiza como un aliado para gestionar sus licencias de software. Somos una compañía independiente que trabaja objetiva e imparcialmente pensando en lograr beneficios para su empresa.
