La tecnología se ha apoderado de las empresas, por lo que es muy raro encontrar en la actualidad una organización que no utilice equipos y computadores, es decir, que no requiera del uso de licenciamientos de software, tanto para actividades básicas como la redacción de documentos, o más complejas como la administración financiera o logística de su operación.
Contrario a lo que generalmente se cree, el software no se trata solo de herramientas complejas como un ERP, también incluye los sistemas operativos como Windows o Mac, o incluso los programas como Word y Excel que tanto usamos.
Lo cierto es que los activos tecnológicos son elementos intrínsecos en la cultura empresarial actual, por lo que requieren de prácticas y métodos confiables para garantizar un uso adecuado que genere un verdadero beneficio para las empresas.
Es por esta necesidad que el software asset management ha comenzado a tomar relevancia durante los últimos años como una práctica indispensable para las empresas que buscan optimizar los recursos de operación.
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La administración de activos de software o Software Asset Management (SAM) es una práctica que le permite a su empresa integrar los procesos y procedimientos para gestionar y optimizar los activos tecnológicos actualmente implementados o que buscan implementar, de tal manera que se puedan aprovechar las inversiones que se hacen en ellos.
Una práctica adecuada de SAM abarca desde la evaluación de las necesidades de un software, la negociación y compra del mismo, la asignación de roles, responsabilidades y licencias, la instalación y deployment del programa, la optimización de las configuraciones del mismo, el reciclaje y retiro de permisos cuando ya no sean necesarios y el presupuesto, no sólo de las licencias sino de los servicios conexos, lo cual conlleva a innumerables beneficios para su compañía sin importar su tamaño.
Seguramente ha comprado en varias ocasiones licencias de software para usos limitados o tareas cortas que con el tiempo deja de usar y continúa pagando sin darse cuenta. Muchas veces, incluso, no se lleva el control de las aplicaciones o programas que se han adquirido y no se aprovechan como se debe. Es aquí donde una práctica de SAM entra en juego.
Con el tiempo, su empresa necesitará comprar o suscribirse a más licencias de software; mientras que la cantidad sea mínima, es fácil de monitorear, pero en cuanto aumenta el control se puede ir perdiendo, generando gastos dispersos, licencias duplicadas o insuficientes, contingencias derivadas de la violación de los derechos de propiedad intelectual de los fabricantes y perdidas de dinero, bien sea por licencias olvidadas o por la multas que acarrea el utilizar más licencias de las adquiridas.
Seguramente su empresa está destinando un importante porcentaje del presupuesto al mantenimiento del software, por lo que necesita lograr resultados eficientes que no dejen pasar desapercibida la inversión, además el software se convierte en un activo que, como todos, afecta el resultado final de su organización. SAM le permite optimizar la gestión para ver reflejada la inversión en resultados reales para su empresa.
Además de que puede obtener una mejor gestión y evitar costos innecesarios con todo el software implementado en su empresa, el Software Asset Management permite que su empresa obtenga los siguientes beneficios:
• Sin duda la principal ventaja es que permite ahorrar costos al reducir el gasto en software innecesario o inefectivo al consolidar y llevar un mayor control de costos e información determinante en futuras decisiones de inversión.
• Con una práctica adecuada de SAM se logra una alineación estratégica porque le ofrece una vista completa de las inversiones en tecnología en su empresa y cómo se están utilizando para alinearse con los objetivos organizacionales.
• Reduce los tiempos de ejecución de tareas y procesos con el software al optimizar y mejorar las configuraciones de acuerdo a las necesidades de su empresa.
• Permite alinear los procesos automatizados para rastrear el ciclo de vida de las licencias de software que no había contemplado en el departamento de TI.
• Con una práctica adecuada de SAM su organización estará lista para enfrentar cualquier auditoría que realicen los proveedores de software sin riesgo de multas, sanciones o cobros adicionales.
• Podrá reutilizar licencias en lugar de adquirir nuevas porque estarás al tanto de qué equipos tienen ciertos programas instalados, cuáles se utilizan en realidad y las necesidades transversales de la organización. Esto permite eliminar las licencias en computadores que ya no necesita para transferirlas a otros.
¿Esto es lo que realmente necesita en su organización? El licenciamiento de software de su empresa no debería ser un laberinto, es momento de que se beneficie del Software Asset Management.
En Softimiza contamos con servicios de SAM y Software License Optimization (SLO) que abarcan la totalidad del ciclo de vida de los activos informáticos. Nuestro servicio de Software Asset Management está enfocado en la consultoría, optimización y administración de licencias de software de marcas como Microsoft, Oracle, IBM, VMWare, Adobe, Autodesk, entre otros. Con ello logrará generar ahorros y optimizar su uso para que pueda controlar todos los procesos de los programas y aplicaciones en su compañía.
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