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schedule 19 octubre 2021

Claves para el mejoramiento y la optimización de procesos

Buscar el mejoramiento de los procesos es un objetivo obvio que buscan las empresas, y así mismo es clave para el éxito de los negocios, pues es esto lo que guía por el camino correcto hacia el cumplimiento de objetivos y metas. Sin embargo, en muchas empresas descifrar los procesos, sus tareas, la integración entre ellos, los indicadores y los resultados esperados es todo un desafío. 

optimización de procesos

Pero si no puede lograr identificar y especificar es imposible encontrar y eliminar ineficiencias, reducir costos administrativos, mejorar la orientación hacia los clientes, garantizar alta calidad en los productos y servicios, así como promover la innovación en el negocio, dado que  esas son las bases para la optimización de procesos. 

 

Para mejorar este aspecto, a continuación le contamos algunas claves que le ayudarán a encontrar las mejoras que necesita en sus tareas y procedimientos para que su empresa alcance el éxito.  

 

Métodos de optimización

 

Existen distintas metodologías usadas para la optimización de procesos, entre ellas el diagrama causa y efecto de Ishikawa, la mejora continua de procesos, el seis sigma, el business process mining o el método Kaizen. Los cuales comparten algunos aspectos en común y que nos permiten identificar las claves para lograr una mejora efectiva. Estas son: 

 

- Analizar los procesos

 

Desarrollar un análisis sistemático de los pasos y flujos  de los procesos es la base para identificar qué es lo que realmente está sucediendo en cada una; si se implementan y si fluyen como deberían, cuáles son los puntos débiles y cuáles son las oportunidades para mejorarlos. 

 

En el análisis de procesos es importante reconocer cómo se integran y fluyen entre sistemas y aplicaciones, con el fin de identificar posibles correlaciones que permiten alcanzar optimizaciones y prevenir que los cambios en un componente del proceso pueda tener un impacto negativo en la eficiencia de otros.

 

- Priorizar las acciones de mejoramiento 

 

Con un mapa claro de los procesos y los campos de acción definidos, se debe priorizar las acciones a seguir, teniendo en cuenta los objetivos que desea lograr, los problemas o dificultades que presenta cada uno, la necesidad de mejora, la utilidad de los cambios y la urgencia de implementarlo. 

 

Además, cada acción debe tener un parámetro medible, es decir, un indicador que le permita hacer un seguimiento a la mejora. 

 

- No limite la creatividad

 

Abordar la optimización de procesos de negocio debe plantearse como un desafío creativo, en el que se busquen ideas y soluciones que puedan mejorar los procedimientos y tareas de la mejor manera posible. Aquí, es importante involucrar a los empleados, pues en últimas son ellos los que conocen los procesos y quienes los implementan. Por lo tanto ellos pueden encontrar soluciones o mejoras que desde un punto de vista externo es más difícil de lograr. 

 

- Estructure la hoja de ruta 

 

Para llevar a cabo una correcta implementación de las mejoras, es indispensable establecer un camino que paso a paso permite alcanzar los objetivos determinados  a corto, mediano y largo plazo, asignando responsabilidades para la puesta en marcha. 

 

- Monitoree el desempeño    

 

Medir el éxito es clave para la mejora de los procesos, pues es lo que permite identificar si realmente se está logrando lo esperado o es necesario hacer cambios en las acciones aplicadas. En este sentido, una vez introducida una optimización, los indicadores definidos al principio se comparan con los valores previamente existentes, que pueden demostrar tiempos de procesamiento más cortos, producción más ágil, mayor productividad de los empleados o mayor satisfacción del cliente, entre otros.    

 

Darle a la optimización de procesos la importancia que se merece, es abordar los esfuerzos de mejora en los procedimientos y tareas de forma profesional, y las claves mencionadas anteriormente le permitirán lograrlo. 


Puede que no sea una tarea fácil implementar cada uno de estos aspectos, por lo que el apoyo de especialistas en optimización de procesos será de gran valor. En Softimiza somos ese aliado en consultoría en transformación digital, que utilizando tecnologías y metodologías innovadoras le ayudará a encontrar oportunidades de mejora y optimizaciones que impacten positivamente en sus objetivos estratégicos. 

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