La Automatización Robótica de Procesos (RPA) es cada vez una alternativa más visible para las empresas que buscan la innovación, eficiencia, calidad y optimización de las tareas y procedimientos periódicos y repetitivos dentro de la organización. Es por ello que tomar la decisión de implementarla es fundamental para traer grandes beneficios a las empresas y sus equipos de trabajo.
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Sin embargo, cuando no se tiene una comprensión profunda de los retos que implica el uso de RPA, las empresas se exponen a cometer importantes y costosos errores optimizando procesos, los cuales comprometen los resultados de productividad y las ventajas de transformación que esta tecnología puede ofrecer.
Sin duda, la automatización vale la pena y tiene un potencial enorme, pero solo cuando se hace de la forma correcta. Por ello, hoy reunimos los errores más comunes que se cometen al implementar RPA en las empresas con el fin de que pueda evitarlos en su negocio.
Una de las principales ventajas de la automatización de tareas y procesos es la facilidad con la que se puede probar prototipos, pero esto hace que muchas empresas crean que puede ser la mejor solución para todos los procesos de la organización. La verdad es que para que un Bot trabaje de manera óptima y autónoma se requiere una integración de factores y esto toma su tiempo.
Además, para que un proceso pueda ser automatizable debe cumplir con ciertos requisitos, como que sea manual y repetitivo, que esté basado en reglas específicas y claras de lógica y casuística de negocio, y que se conozcan los pasos reales de su ejecución, no sólo los que están indicados en el procedimiento. Por esta razón, no todos los procesos son candidatos para automatizarse.
Y es por ello que más que querer hacer un Big Bang y automatizar todos los procesos, se debe priorizar el camino hacia la automatización.
Cuando un proceso está roto o defectuoso, RPA no es la solución al problema, no mejorará el proceso por sí misma; por el contrario, un proceso defectuoso nunca será susceptible a la automatización porque no es rentable, no permite obtener los beneficios que la tecnología RPA proporciona, e incluso puede empeorar las cosas.
La solución es analizar cuidadosamente el proceso y aplicar las mejoras respectivas con anticipación. Una vez el proceso funcione correctamente y se conozcan las reglas bases por las que funciona, podrá calificarse y evaluar la conveniencia o no de automatizarse.
La implementación del Bot en los procesos del negocio no es igual a reemplazar o reducir la plantilla de empleados. Por el contrario, RPA es una tecnología que se suma a la fuerza de trabajo como una ayuda para eliminar o reducir ciertas cargas en los empleados de tal manera que estos se vuelvan más productivos, hagan tareas de mayor valor y sean más felices con su trabajo.
Los Bots y los empleados deben estar en sintonía, trabajar y aprender juntos. Es fundamental contar con una gestión del cambio eficaz que involucre a los empleados para que formen parte del proceso general, les permita conocer y adaptarse a la tecnología del software de automatización de procesos, de tal manera que la puedan aprovechar. Esto evitará que puedan desconfiar de esta tecnología y adopten una mentalidad y actitud defensiva frente a ella, facilitando así una correcta implementación.
Las herramientas de RPA se integran a las operaciones cotidianas de la empresa y aunque generalmente no necesitan incorporarse en las aplicaciones tradicionales, es indispensable el conocimiento que tiene el equipo TI para garantizar que se diseñen adecuadamente y que la implementación de la automatización sea correcta.
La colaboración entre los diferentes equipos siempre generará buenos resultados en tanto que aporta perspectivas diferentes, al intercambio de la información, a la planificación y a la alineación con un objetivo en común. Esto resulta en eficiencia y ventajas de transformación de forma rápida y repetible.
Un proceso de co-creación, en el que las áreas trabajen mancomunadamente para la definición y priorización de las estrategias de RPA siempre será el mejor camino para garantizar un proyecto exitoso y fructífero para la empresa.
Cuando la implementación de la tecnología RPA se realiza por separado, es decir, sin un control centralizado, surgen problemas que van desde la planificación hasta la entrega de resultados. Por el contrario, cuando existe una gobernanza sólida y concentrada sobre el proyecto de automatización, los procesos se pueden articular para generar beneficios transversales, alineados con los objetivos estratégicos de la empresa.
Adicionalmente, esto sienta bases para que el proceso de automatización se implemente correctamente, propiciando el éxito a largo plazo.Es probable que existan muchos más errores que se pueden cometer durante el proceso, considerando que cada organización es diferente. Por esta razón la forma más efectiva de evitar cualquier desacierto en la implementación es contar con un aliado con experiencia que lo respalde.
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