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¿Cómo identificar cuándo un proceso se puede automatizar?

La inteligencia artificial y la automatización de robótica de procesos (RPA) pueden optimizar flujos de trabajo repetitivos, aumentar la eficiencia, beneficiar sus resultados y mejorar la moral de los empleados.

 

La automatización de los procesos de negocio en su organización puede ser increíblemente beneficiosa, permitiendo reducir el costo de sus funciones mientras duplica su eficiencia. Sin embargo, una automatización inadecuada puede significar que los recursos se gasten en vano.

 

Identificar la oportunidad correcta de digitalización de un proceso puede ser un reto, pero no debería disuadir cuando comience a implementar la automatización en su organización. Entonces, ¿cuáles son los procesos automatizables? y ¿cómo seleccionar los adecuados?

robotización de procesos

Procesos que toda empresa debería automatizar

 

Una cosa es sugerir un proyecto de transformación digital en su empresa que podría tardar más de seis meses en implementarse. Otra es empezar a tomar sus tareas manuales existentes y aplicar RPA para ver los resultados en productividad.

 

La siguiente lista de procesos se pueden, o deberían estar automatizados en la actualidad en todas las empresas. 

 

• Procesamiento de facturas.

 

• Contratación de empleados.

 

• Atención al cliente.

 

• Proceso de ventas/CRM.

 

• Gestión de redes sociales.

 

• Seguimiento de gastos.

 

• Conciliación contable.

 

• Flujos y asignación de tareas.

 

• Tickets y peticiones de TI.

 

• Cumplimiento y auditorías.

 

• Gestión de proyectos.

 

Características de un proceso automatizado 

 

Así como hay algunos procesos que por sus condiciones naturales deberían ser automatizados, hay otros que no deberían serlo, por lo menos mientras no cumplan con una serie de condiciones. Para identificar una oportunidad de automatización en una empresa, un proceso debe cumplir las siguientes características. 

 

• Requiere acceso a múltiples sistemas: una de las fortalezas de RPA es su capacidad de trabajar entre sistemas utilizando la capa de presentación.  Antes de este avance, la automatización sólo era posible dentro de un único programa, ahora, se puede saltar entre ventanas de escritorio sin ninguna ayuda humana. Por supuesto, RPA también puede manejar procesos contenidos en un único programa si eso es lo que más necesita.

 

• Es propenso al error humano: los humanos cometemos errores simples; los robots no. Especialmente con procesos repetitivos como cortar y pegar, donde la atención puede fluctuar, RPA es un ajuste perfecto.

 

• Se puede dividir en reglas inequívocas: los robots son muy buenos siguiendo reglas, pero tienen que ser reglas bien definidas.  "Si X, entonces Y" debería aplicarse a la mayoría de las operaciones, aunque las excepciones pueden tratarse por separado.

 

• Necesita una intervención humana limitada: los mejores procesos de negocio para RPA son aquellos que pueden ser ejecutados exclusivamente por un robot de principio a fin; piense en la nómina o la contabilidad.  Sin embargo, hay un montón de procesos de decisiones pesadas que realmente podrían beneficiarse de una automatización.

 

• Requiere un manejo limitado de excepciones: similar a la característica de "reglas inequívocas", un proceso en el que un robot reporta muchas transacciones como errores o excepciones no sería adecuado para RPA en este momento. La finalidad de la ERP (Enterprise Resource Planning) es reducir la necesidad de atención humana a estos procesos inferiores, no aumentarla o mantenerla.

 

La robotización RPA, es una excelente forma de impulsar la productividad y eficiencia de su empresa, pero debe tener en cuenta los aspectos mencionados para que sus proyectos de automatización sean exitosos. En muchos casos requerirá de la asesoría de expertos en transformación digital, y en Softimiza estamos dispuestos a ayudarlo. Automatizamos, robotizamos y transformamos sus procesos de negocio buscando optimizaciones que generen impactos positivos en los objetivos estratégicos de su empresa. Contáctenos. 

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