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En ocasiones anteriores hemos comentado sobre la importancia de utilizar un buen sistema de Software Asset Management (SAM) dentro de las empresas, con el objetivo de obtener mejores resultados y optimizar con efectividad las Tecnologías de la Información (TI). Sin embargo, para poder implementar el Software Asset Management en una empresa, se requiere mucho más que los conocimientos generales sobre su funcionamiento.
Por esta razón, hoy queremos abordar cuáles son las fases que se emplean para administrar los activos de software, qué caracteriza a cada una de ellas, por qué es relevante tener conocimiento sobre estos procesos y cómo a partir de cada fase se pueden conseguir mejores resultados en las empresas de manera globalizada.
Antes de mencionar las fases características del SAM, consideramos fundamental recordar por qué la implementación de sistemas encargados de la administración de activos es necesaria, útil y segura para su empresa. Ya que a grandes rasgos, esta permite:
- Reducir los riesgos operativos dentro de un proceso.
- Aumentar la eficiencia en las operaciones internas.
- Ahorrar tiempo y dinero.
- Reemplazar herramientas innecesarias.
Lo invitamos a leer: Ventajas de implementar SAM en su empresa
Teniendo en cuenta el panorama general de la Gestión de Activos de Software, es posible empezar a trazar los lineamientos que componen a cada una de las fases que se deben tener en cuenta durante el proceso de implementación. Para hacerlo, es necesario tener en cuenta 4 fases esenciales:
La primera fase del SAM consiste en la realización de una auditoria en la empresa, que permita conocer e inventariar todos los programas de software que han sido adquiridos. En ese sentido, es necesario conocer cada uno de ellos (sin importar si se usa frecuentemente o no) y realizar un estudio que permita definir qué clase de activos tiene la empresa y cuáles son sus atributos.
Generalmente, para poder llevar a cabo esta primera fase es fundamental usar herramientas tecnológicas que centralicen la información tales como SCCM, Discovery, Oracle, Autodesk, etc., para así poder definir:
- El tipo de activo.
- Las cantidades de uso y el grado de implementación de los mismos que maneja la empresa.
- El estado y la temporalidad de los sistemas.
- El entorno o ubicación en el que se utilizan (on-premise, cloud o híbrido).
- Su costo.
Una vez se haya finalizado el primer paso, es crucial incluir en la plataforma tecnológica SAM una recolección de los datos asociados a los permisos y licencias de todos los programas de software anteriormente descritos. Esto incluye las licencias de derechos de uso y el contrato maestro.
Además, es importante tener claridad sobre algunas características como: el fabricante del programa, las cantidades (según el volumen y OEM o de código abierto) y los modelos de licenciamiento. De esta manera, se evitan vacíos de información dentro del SAM y se tiene mayor claridad sobre las condiciones de uso del software.
Tan pronto como se hace un inventario y se introduce información relevante sobre los software de una empresa en SAM, es fundamental monitorear el uso real que se le da al sistema dentro de la organización. Para lograrlo, se recomienda el uso de sistemas de monitoreo automáticos, ya que otorgan un panorama real, constante y actualizado de los usos del sistema. De esta manera, como resultado, se puede observar con mayor claridad dónde se deben realizar ajustes necesarios.
Finalmente, la última fase consiste en evaluar la decisión de compra frente al software, determinar en qué etapa de su ciclo de vida se encuentra, analizar si se pueden hacer ajustes en el mismo o si definitivamente debe ser retirado.
Para contestar estas interrogantes, siempre se debe tener en cuenta que los objetivos del software son:
- La reducción de costos
- La mitigación de riesgos
- El visto bueno en auditorias y normatividad.
- Las respuestas ágiles.
- La capacidad de brindar información en tiempo real.
Las fases anteriores son una forma útil y práctica de conocer de manera más detallada cuál es el funcionamiento real de un sistema de gestión de activos y cómo su implementación puede lograr cambios significativos en el manejo de los datos y TI’s de una empresa.
Por este motivo, lo invitamos a que conozca más sobre la administración de activos de software por medio de nuestra página web y aprenda sobre todo lo que la optimización de procesos puede ofrecerle. En Softimiza creemos en el potencial de su empresa y por eso trabajamos día a día para extender herramientas eficientes, prácticas y capaces de proyectar en el mercado todo lo que usted tiene por ofrecer. ¡Contáctenos!
