La administración de activos de software genera importantes beneficios para todas las empresas, ayudándoles a evitar el gasto innecesario, el sobre uso de las licencias y la optimización de los acuerdos con los proveedores. Sin embargo, contar con estos beneficios implica utilizar las mejores prácticas en la gestión de las licencias.
Muchas de las organizaciones conocen la importancia y las ventajas que pueden obtener al implementar iniciativas de software asset management (SAM), pero en la práctica les resulta difícil implementarlo de la forma correcta. Es por esta razón, que en muchos de los casos acuden a un servicio tercerizado con expertos que los guíen en el tema.
La gestión de activos de software es el proceso de controlar, administrar, proteger y optimizar efectivamente la adquisición y uso de programas informáticos durante todas las etapas de su ciclo de vida. SAM facilita el cumplimiento de los acuerdos contractuales por parte de su organización, evitando posibles sanciones por parte de los proveedores.
En uno de nuestros contenidos pasados hablamos más a profundidad sobre qué es Software Asset Management y por qué es importante para las organizaciones. Por ello, hoy nos centraremos en hablar de las prácticas o pasos que se deben seguir para alcanzar el máximo provecho de una estrategia SAM.
Gran parte de la efectividad de la gestión de activos de software recae en la concientización que tengan los directivos de la empresa sobre la importancia y las ventajas que puede reflejar para la organización. Cuando los grandes influenciadores en la toma de decisiones no saben lo que SAM puede hacer por su empresa, los recursos destinados para ello serán escasos o nulos.
Ahora que el software se ha convertido en un activo estratégico de su empresa, su control y optimización también debe serlo; y el involucramiento directivo es la mejor clave para garantizar que los recursos utilizados para la adquisición y renovación del software se conviertan en una inversión y no en un gasto.
Por esta razón, es importante que se involucren en la estrategia SAM para su empresa y conduzcas a sus equipos en la adopción de las mejores prácticas de uso de los activos de software.
Aunque existen programas que son utilizados de forma general en la empresa por la mayoría de los colaboradores (por ejemplo las suite de Microsoft), existen aplicaciones y requerimientos de IT específicos en los distintos equipos. Por ello, se deben tener claras las necesidades de cada uno para cubrirlas dentro de las estrategias SAM.
Los objetivos, procesos, políticas y resultados deben estar alineados entre los equipos, junto con las responsabilidades y roles definidos.
La implementación de estrategias SAM es complejo, por lo que tratar de cubrir todos los software existentes en todas las áreas de su empresa al mismo tiempo no es efectivo. Esto puede generar necesidades insatisfechas y que no se corrijan algunos errores que no fueron descubiertos.
Lo ideal es adoptar un enfoque paso a paso, es decir, una implementación por etapas que permita identificar la mayor cantidad de errores en cada área de la empresa, pero que esté alineada con los objetivos de la estrategia general.
En SAM, el cumplimiento de pequeños pasos permite un alcance más efectivo a nivel global en la administración de activos de software.
El software para administración de licencias es uno de los elementos más determinantes en el éxito de la estrategia, ya que es este el que permite recolectar la información necesaria y verídica base para corregir errores. Además, es el que facilita llevar el control del cumplimiento de las licencias.
La herramienta para SAM debería ser flexible, para que se adapte a las necesidades de su empresa; escalable, que permita crecer junto con su empresa, y que permita analizar la información recolectada.
Configurar indicadores iniciales para medir el rendimiento y el éxito de la estrategia SAM es importante para evidenciar y comunicar los resultados con los líderes y con toda la organización. Algunas de las métricas que se deben tener en cuenta son el porcentaje y costo total de propiedad, la relación entre el número total de licencias y el número de licencias no utilizadas y la tasa de utilización del software, entre otras.
Las auditorías de softwares son inevitables en algunos casos, por ello, la estrategia SAM debería preparar a la organización para estar siempre al máximo nivel en cumplimiento de licencias para superar cualquiera de las auditorías de software.
De poco sirve una iniciativa de SAM si no hay gobernabilidad, control y seguimiento al cumplimiento de los acuerdos contractuales, a las necesidades de nuevo software y al uso que se le da al que ya se ha adquirido. En cualquiera iniciativa SAM es clave que existan reglas, procesos y procedimientos que le permitan a la organización saber qué se compra, qué se instala, quién usa qué herramientas, cuándo es necesario actualizarlas, cuándo se renuevan y qué ocurre cuando es momento de retirarlas.
Las organizaciones que gestionan efectivamente sus activos de software pueden tener una ventaja significativa en costos frente a sus contrapartes, pero para que esta meta tenga éxito, debe existir una buena planeación de un programa SAM que defina claramente responsabilidades y roles y sea implementado y administrado por un equipo de expertos.
Además, la gestión de activos de software no es un proyecto puntual en el tiempo, sino que debe ser una parte integral de las funciones del equipo TI de su empresa, por lo que requiere de un proceso de mejora continua.
Sabemos que implementar la administración de activos de softwares es un proceso complejo para su organización, por ello, en Softimiza, lo guiamos en el camino. Con nuestros servicios de software asset management y software license optimization le ayudamos a implementar una estrategia efectiva que se refleje en ahorros y optimizaciones en el uso de las aplicaciones. ¡Aproveche al máximo sus inversiones de la mano de Softimiza!
