En la gestión de datos, documentos o herramientas para el día a día actualmente hay una preferencia por los servicios en la nube. Basta ver cómo las empresas eligen plataformas como Google Drive o Microsoft 365 para almacenar su información y gestionar la colaboración entre diversas áreas. Pero, ¿en todos los casos es la elección correcta? Siga leyendo para descubrir las ventajas y desventajas que tiene esta opción con respecto al software On premise.
Es la forma tradicional en la que las corporaciones o personas utilizan algún servicio de manera local. El funcionamiento es sencillo pues basta con comprarlo, instalarlo y comenzar a usarlo. Entre las demás ventajas que posee están:
• Propiedad: por el precio que se paga por él software, el usuario puede hacer uso de él, en ocasiones, de forma ilimitada o bajo una métrica de uso definida.
• Actualización: si se trata de un producto de calidad, son comunes las mejoras en funciones, seguridad o estabilidad.
• Protección de datos: los datos sensibles no se envían a terceros sino que se mantienen del lado del dueño de la licencia y su base de información propia.
• Acceso: al estar disponible de manera local, el programa puede utilizarse sin restricciones o sin conexión.
Sin duda a la hora de pensar en el nivel de control que tiene el usuario, el software On premise es una buena elección, pues desde la compra se puede escoger qué uso se le dará y quién tendrá acceso. Sin embargo, si se piensa en las restricciones que tienen cierto tipos de programas, aparecen desventajas que disminuyen su eficacia:
• Costos: si alguna empresa decide incorporarlo en toda su compañía es posible que no se trate de una opción barata, pues algunos software limitan el número de equipos en los que puede ser instalados.
• Hardware: este es un requisito indispensable para disfrutar del 100 % de la funcionalidad del programa. En caso de que el equipo elegido se quede corto en este aspecto los procesos tardarán más por recalentamiento o velocidad baja por saturación de la memoria, discos o demás componentes, entre otros inconvenientes.
• Mantenimiento: la gestión de las actualizaciones implica un trabajo adicional pues se deben hacer de forma manual y dependen de los lineamientos del fabricante.
• Obsolescencia: con respecto al punto anterior puede suceder que determinado programa cumpla con su tiempo para obtener soporte y en este caso habrá que comprar una nueva versión del mismo.
Software en la nube.
Como lo mencionamos anteriormente, en este caso se trata de un servicio en el cual a través de un modelo de suscripción se alquila el derecho de uso de la licencia en cualquier equipo con conexión a internet, pero este no es su único beneficio. Las ventajas de esta modalidad son:
• Menos costos de hardware: el centro de datos encargado de administrar el servicio lo ha configurado de tal manera que incluso en los PC con bajo rendimiento tiene un funcionamiento adecuado.
• Licencias inexistentes: para una empresa que no puede incurrir en grandes costos, este aspecto le permite disminuir gastos pues puede comprar una suscripción mensual o anual para evaluar si el servicio efectivamente resuelve sus necesidades.
• Mantenimiento sencillo: el usuario final no debe hacer ningún paso adicional pues las actualizaciones a las que haya lugar se instalan automáticamente por parte del proveedor.
• Funciones personalizadas: con el ensayo y error, las compañías pueden escoger qué parámetros desean adquirir del servicio a la vez que deciden cuáles son innecesarios para su operación. Así, se convierte en una opción más acorde a los objetivos actuales de la compañía.
Gracias a estos beneficios se ha convertido en una de las preferidas para corporaciones con grupos pequeños o grandes. Sin embargo, presenta limitaciones que pueden significar una desventaja, conózcalas a continuación:
• Dependen de la conexión a internet: debe ser estable para usar el software. Si por alguna razón no está conectado, utilizarlo no será posible.
• Cesión del control: aunque los proveedores han conseguido avances significativos en seguridad de la información, existe el riesgo de perder el acceso o disponibilidad a los datos si se presenta un downtime en el centro de cómputo.
• Dependencia del proveedor: el fabricante puede decidir interrumpir el servicio, cambiar las condiciones o cancelar la suscripción, en cualquier de los tres casos sus usuarios ya no podrían acceder al software.
• Seguridad: esta es un arma de doble filo puesto que si bien hay proveedores que transmiten tranquilidad con sus procesos, es un hecho que tienen acceso a lo que se comparta a través del software.
Piénselo en términos de costos y funcionalidad. Si usted está iniciando con un emprendimiento es posible que no necesite programas con características específicas, en ese caso un software en la nube puede ser su mejor opción ya que le da la posibilidad de comprender cómo responde a sus requerimientos iniciales. Contrario es el caso de quienes trabajan en compañías de un sector concreto y que buscan un servicio que les permita una administración de activos de software, por ejemplo, en ese caso es fundamental evaluar el número de licencias de acuerdo con los departamentos al interior de la compañía que tendrán acceso a él.
Tenga presente los costos de infraestructura IT: mientras que con On premise puede requerir de una fuerte inversión de hardware en el caso del software en la nube este ahorro es significativo, así como la administración, upgrades, instalación de parches y mejoras. Si, luego de analizar costos y los parámetros que le ofrece cada uno siente que ninguno responde a cabalidad a sus necesidades, se puede plantear un híbrido entre los dos servicios priorizando los objetivos a corto plazo que tenga su compañía.
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