Las auditorías de software son procesos a los que las organizaciones se tienen que enfrentar, sin embargo en muchas de las ocasiones, no están preparadas para superar las inspecciones de cumplimiento de sus activos de software. Por esa razón, las auditorías se tornan un dolor de cabeza, dado que involucran tiempo, recursos y dinero.
Normalmente, los proveedores informan con anticipación a la empresa que desean realizar un proceso de verificación de licencias de software. Dentro del aviso indican al auditor contratado, las fechas de inicio y finalización, así como el alcance de la auditoría.
Una vez se recibe el aviso, la organización solo tiene un corto tiempo para reunir todos los datos. Es por ello que estar preparado con anticipación es la mejor forma de evitar cualquier riesgo financiero de una auditoría y eliminar o reducir su brecha de cumplimiento. A continuación, le contamos cómo alistarse para auditar licencias de software.
Una de las formas más efectivas de ahorrar un tiempo valioso es conocer su posición de licenciamiento y tener los datos organizados y fáciles de probar mucho antes de recibir su aviso de auditoría.
Contar con un programa de administración de activos de software hará que sus datos estén listos en caso de que su empresa sea llamada al frente para una auditoría; esto no solo mejorará las posibilidades de que su brecha de cumplimiento sea menor, sino que también disminuirá la probabilidad de ser auditada nuevamente en el futuro.
Tenga en cuenta que si bien algunos proveedores de software realizan auditorías aleatorias con regularidad, los auditores también se enfocarán en clientes que creen que tienen entornos demasiado complejos sin los medios para monitorearlos.
Estar al tanto de todo lo relacionado con los contratos de sus proveedores es otra protección para garantizar proactividad con sus necesidades de renovación. Incluso si cuenta con un programa de renovación automática, es una buena idea tener una política para revisar en qué condiciones se encuentra su suscripción actual y en qué momento pueden cambiar sus necesidades.
Uno de los beneficios del software asset management (SAM) es la capacidad de ver las licencias no utilizadas para tomar mejores decisiones una vez que tenga una mejor comprensión de sus necesidades de activos existentes. También, en caso de que vaya a agregar miembros a su equipo y note una posible escasez de licencias, puede aumentar su nivel de suscripción con anticipación.
Si recibe una carta o aviso sobre una auditoría de software, un primer paso importante es ejecutar todo por el equipo legal de su empresa antes de tomar cualquier medida. Si bien es importante ser cooperativo, no necesariamente desea entregar información sin comprender lo que solicita la firma auditora y si su documentación es suficiente. Eliminar software e intentar encubrirlo tampoco es tan inofensivo como podría pensar.
La mejor manera de verificar su cumplimiento con los acuerdos de licencia de forma permanente es preparar auditorías de software internas de forma periódica que pueden realizarse como una autoevaluación o pueden ser ejecutadas por un tercero. En cualquier caso, el objetivo es ver dónde existen problemas de cumplimiento, oportunidades de mejora o incluso opciones de optimización que le permitan a su organización no sólo cumplir con los acuerdos contractuales sino aprovecharlos al máximo.
Las auditorías periódicas facilitan el tratamiento de las solicitudes de auditoría externa, ya que ya ha recopilado los datos de autoevaluaciones y ya sabe si cumple con los requisitos. Lo cual es mucho mejor que sorprenderse con los hallazgos de la auditoría y no tener datos propios para responder.
En Softimiza, ayudamos a su empresa a estar preparado para cualquier auditoría de software de sus proveedores. Con nuestros servicios de Software Asset Management y Software Licence Optimization, no solo le brindamos apoyo durante las auditorías, sino que hacemos que logramos un excelente control y optimización del uso de sus activos informáticos.
