Hacer crecer una empresa es un trabajo duro, pero es casi imposible crecer si no se administra el flujo de caja de manera adecuada. La gestión eficaz del flujo de caja es fundamental para la salud general de la empresa y garantiza que pueda mantener las inversiones para un mayor crecimiento.
Con el tiempo se corre el riesgo de tener recursos limitados como resultado de un flujo de caja deficiente, lo cual afecta mucho más que el desempeño financiero de una empresa. Afecta las relaciones con los proveedores, aumenta el estrés y hace que su empresa pierda oportunidades.
Hay varias formas de optimizar las cobranzas, comenzando antes de la compra, para ayudar a reducir los días de ventas pendientes, identificar las cuentas que requieren los esfuerzos de una agencia de cobranza profesional, empoderar a su personal, mitigar el riesgo crediticio y tener un impacto positivo en el flujo de caja.
El Índice de Efectividad de Cobranzas (CEI) es una métrica popular en todas las industrias que brinda a los líderes de Order to Cash una mejor comprensión de cómo se están desempeñando sus equipos de cobranza.
El CEI proporciona una comprensión clara del desempeño de los equipos de Crédito y Cobranzas. Un CEI bajo indica que la organización incorpora una política crediticia sólida y un proceso de cobranza efectivo. Lo recomendable es mantenerlo por debajo del 5%, aunque según la dinámica de ciertas industrias este valor puede variar.
Este indicador ayuda a entender qué tan bien (o mal) están las cobranzas de la empresa, pero no tiene en cuenta el esfuerzo que la empresa realiza para cobrar en tiempo y forma. Por ello es que resulta muy importante medir el porcentaje de clientes con deuda vencida que han sido gestionados hace 30 días o menos.
Para calcular este indicador es necesario llevar registro de las gestiones que se van realizando con clientes. En la mayoría de los casos lo recomendable es que este indicador se encuentre por arriba del 75%.
A continuación enumeramos algunas formas con las que puede aumentar inmediatamente la tasa a la que cobra el saldo de sus cuentas por cobrar abiertas:
Uno de los aspectos más importantes del proceso de cobranza de su empresa es el sistema. Al hacer crecer una empresa, es importante desarrollar procesos organizados para todos los componentes principales de sus operaciones, y las cobranzas no son diferentes. Un enfoque bien documentado de las cobranzas permite que su equipo sea coherente con las comunicaciones e incluya puntos de contacto con los clientes durante todo el proceso de pago.
Una vez que tenga un buen sistema de cobranza, es importante asignar la responsabilidad a alguien de su equipo o un proveedor externo para que trabaje en el proceso de cobranza.
Muchas organizaciones no pagarán una factura si no incluye toda la información requerida. Antes de enviar una factura, asegúrese de verificar los requisitos de facturación del cliente e incluya toda la información requerida. Algunos elementos importantes incluyen un número de factura único, la fecha de la factura, las condiciones de pago, las instrucciones de pago y la información de la dirección. En muchos casos, los clientes no son proactivos a la hora de identificar los problemas con las facturas por adelantado, por lo que pueden evitar retrasos más adelante al validar la información de la factura.
Cada empresa maneja sus pagos de manera diferente. En estos días, los clientes tienen una variedad de opciones disponibles para el pago que incluyen cheques, PayPal, tarjetas de crédito, ACH, transferencias bancarias y más. Si desea acelerar los cobros, a menudo es útil permitir múltiples formas de pago y hacer referencia a las instrucciones en su factura. Descubrirá que es muy probable que las empresas procesen una factura más rápido si se ajusta a sus prácticas comerciales habituales.
Una de las principales razones por las que las empresas luchan con el flujo de caja es que no cobran los pagos lo suficientemente rápido como para pagar los pasivos a corto plazo.
Supongamos que tiene una empresa basada en proyectos y tiene que pagar a los subcontratistas. Bueno, si no cobra puntualmente los pagos de sus clientes, puede incurrir en cargos por pagos atrasados de sus proveedores. Los cargos adicionales por mora y el constante malabarismo de la posición de caja de un proyecto pueden causar estrés en el negocio. Además de los cargos por pagos atrasados que cobran los proveedores, es posible que también le resulte difícil obtener condiciones favorables en el futuro.
Al administrar el flujo de efectivo, muchas empresas recurren a las líneas de crédito cuando enfrentan una deficiencia en su efectivo. Dependiendo de la etapa de su empresa una línea de crédito puede resultar costosa. Si se encuentra en sus primeras etapas, una línea de crédito ofrecida por un prestamista puede estar cerca del 30-40% APR (tasa de porcentaje anual). Como alternativa, si puede aumentar la eficiencia de su proceso de cobranza y obtener acceso al efectivo de sus clientes más rápido, entonces puede evitar los costos más altos del capital de trabajo.
Uno de los aspectos más importantes de un proceso de gestión de cuentas por cobrar es el sistema. Si su empresa puede documentar y mapear el proceso y desplegar una ruta clara para cobrar pagos, sus operaciones serán más eficientes. Por lo tanto, los empleados no tendrán que luchar para cobrar los pagos vencidos y no perderán tiempo en estrategias para cobrar facturas vencidas.
En este aspecto entra en juego el Sistema de Gestión de Ejecución (EMS) de Celonis. Una plataforma que se integra con los sistemas de su empresa para brindarle viabilidad y transparencia de sus procesos, llegando al nivel de detalle de cada documento, factura u orden de compra en este caso, y recomendaciones para optimizarlos.
El sistema de Celonis utiliza el Process Mining, la inteligencia de negocios y la automatización para ayudarlo a mejorar la confiabilidad de sus proveedores mientras controla los gastos y reduce los costos con la aplicación de ejecución de adquisiciones, diseñada específicamente para ejecutar de manera inteligente cada paso del proceso de adquisiciones.
La aplicación viene con un conjunto de módulos diseñados para abordar los desafíos más difíciles en la gestión de cobro. Esta le permite:
• Visualizar su proceso y detectar ineficiencias de forma rápida y sencilla con la capacidad de minería de procesos, KPIs prediseñados y análisis.
• Convertir las relaciones públicas en órdenes de compra perfectas, sin contacto y compatibles al encontrar y solucionar automáticamente problemas como discrepancias de precios o fugas de contratos sin intervención manual.
• Transformar un proceso increíblemente manual en un procedimiento automatizado que entrega rápida y fácilmente un contrato firmado para una compra donde no hay un proveedor estratégico.
• Operar con una visión holística de sus proveedores, desde el rendimiento hasta las noticias de terceros o incluso las métricas de sostenibilidad, para asegurarse de que su estrategia de categoría tenga un impacto inmediato en el comportamiento de compra.
El sistema de control de procesos de negocio de Celonis, a través de su aplicación de adquisiciones es lo que necesita para tener completa transparencia de su gestión de cobros y optimizarla para garantizar el crecimiento de su empresa.
En Softimiza somos partners de Celonis, si desea experimentar lo que el EMS puede hacer por su empresa, contáctenos para comenzar a implementarlo.
