Microsoft está embebido en la infraestructura de TI y los procesos de su empresa, sin embargo, con cada una de las soluciones tecnológicas en profundidad, se despliega un gran volumen de condiciones y cláusulas de licenciamiento complejas. Por ello, tratar de examinar todos los términos de las licencias de Microsoft resulta problemático para muchas organizaciones.
Generalmente, esta situación resulta en que las organizaciones no cuentan con la cantidad o tipos de licencias de software que realmente requieren, llevándolas a realizar adquisiciones mal planificadas, malgastando el dinero al no orientarlo acertadamente hacia los recursos que sí necesitan. Además, al no administrar de manera efectiva sus licencias, puede aumentar el riesgo de que en las auditorías de Microsoft se encuentren fallas en el cumplimiento y se debilite su posición de negociación con el gigante tecnológico.
Afortunadamente, la consultoría y optimización de licencias de Microsoft presentan soluciones eficientes a este desafío.
1. Perfilar a los usuarios de las soluciones Microsoft representa una actividad que requiere mucho tiempo, por ello, es normal que algunas empresas adquieran licencias E5 / E3 (licencias por volumen) para cada usuario dentro de su organización. Sin embargo, aunque puede ser necesario en algunos casos, es probable que no todos sus usuarios requieran una licencia completa.
2. La mayoría de los principales proveedores de software modifican sus derechos de uso de productos con regularidad; en el caso de Microsoft, estos cambios son mensuales. Sin embargo, aunque los clientes de licencias por volumen generalmente conservan los mismos derechos que recibieron cuando compraron la licencia, con los cambios frecuentes es difícil saber completamente cuándo es el momento de reajustar o renovar.
Otra razón importante para contratar el servicio de consultoría para soluciones Microsoft es cuando su empresa se enfrenta a la casi inevitable auditoría de cumplimiento. El derecho a auditar es una parte integral de cualquier contrato de licencia de software, y proveedores como Microsoft ejercen este derecho de forma rutinaria; la empresa suele imponer algún tipo de auditoría al menos una vez cada tres años.
Este proceso se puede presentar de muchas formas y no significa necesariamente que se sospeche que el cliente no está cumpliendo con el licenciamiento; sin embargo, este debe pagar por la auditoría de software Microsoft si se descubre que las discrepancias son mayores al 5% de cumplimiento total.
Todos los aspectos mencionados hasta ahora implican un proceso manual con un poco de análisis de datos, desarrollo y requieren experiencia. Sin embargo, la consultoría de licencias Microsoft le proporcionará datos clave, automatización y una gestión de software eficaz.
La administración y optimización de licencias de Microsoft puede proveerle información que abarca el ciclo de vida completo de sus activos informáticos, lo que garantiza que sus estados de licenciamiento, ya sea en las instalaciones o en la nube, estén completamente optimizados y bajo control con respecto al costo, el cumplimiento y la complejidad.
De forma más específica, los beneficios que puede conseguir son:
• Obtener el máximo valor al costo mínimo por cada compra y renovación de Microsoft.
• Aumentar la flexibilidad estructurando las renovaciones de Microsoft y las nuevas adquisiciones.
• Identificar una hoja de ruta de abastecimiento interna de Microsoft que alinee sus requisitos actuales y futuros con la hoja de ruta de productos.
• Mejorar sus capacidades internas de gestión de activos de software al descubrir áreas de subutilización y sobreutilización de licencias.
• Detectar posibles incumplimientos de la licencia de software que podría llevar a una auditoría de Microsoft.
• Determinar una estrategia de negociación de Microsoft que le brinde más influencia y, al mismo tiempo, fortalezca la relación cliente-proveedor.
• Utilizar las políticas de licenciamiento de Microsoft a su favor.
Todos estos beneficios se los ayudamos a alcanzar en Softimiza, nuestros expertos lo apoyan con la gestión de su licenciamiento de software. Lo llevamos a comprender exactamente lo que tiene y quién en su empresa lo está usando. Además, maximizamos sus adquisiciones de licencias existentes para aprovechar al máximo la inversión.
