Al igual que sucede con cualquier actividad, herramienta y proceso que se realice al interior de la organización, es necesario que su equipo de trabajo TI lleve a cabo una evaluación periódica de sus sistemas de RPA (robotic process automation) de modo que usted como empresario pueda determinar si la implementación de esta solución tecnológica está cumpliendo con los objetivos de eficiencia y productividad que desea. A través de la medición y el análisis de métricas clave, es posible obtener una visión general del impacto que la automatización de procesos tiene en su negocio, tomando el estudio como una base para la toma de decisiones estratégicas a largo plazo.
Con el objetivo de que usted pueda llevar a cabo esta evaluación de forma correcta, en esta nota de Softimiza le explicaremos a grandes rasgos qué es el RPA y le compartiremos los detalles de algunos de los principales métodos para medir su eficiencia. Si está interesado en maximizar el retorno de la inversión en esta tecnología y obtener un verdadero beneficio para su empresa, ¡no pare de leer!
RPA (Robotic Process Automation) es una tecnología que permite optimizar procesos de negocio mediante el uso de robots o "bots" que realizan tareas de manera autónoma. Estos bots pueden interactuar con aplicaciones y sistemas de información de la misma forma que lo hace una persona, ejecutando tareas diversas que suelen ser tediosas y de limitado valor para la operación diaria como la entrada de datos, el procesamiento de transacciones, la actualización de registros, la redacción de informes, entre otros.
El objetivo principal de RPA es mejorar la eficiencia y reducir los errores humanos en procesos de negocio repetitivos y reglamentados, permitiendo a las empresas ahorrar tiempo y dinero, al mismo tiempo que sus colaboradores pasan a enfocarse en tareas de mayor valor agregado.
Ahora bien, para que pueda garantizar que obtiene todos estos beneficios que le mencionamos y muchos más, es importante que tenga en cuenta y aplique las siguientes métricas para evaluar la productividad de su software:
Una de las ventajas más importantes que ofrece el RPA es la rapidez y nivel de eficiencia con la cual realiza sus tareas. Contrario a un colaborador normal, el bot puede trabajar 24/7 los 365 días del año, sin pausas y sin contratiempos. Ello, por supuesto, es un beneficio competitivo enorme, siempre y cuando el software evidencie un tiempo de ejecución adecuado. Para evaluarlo es necesario medir el tiempo que transcurre desde que el bot comienza a trabajar en una tarea hasta que la completa. Esto puede hacerse registrando el tiempo de inicio y fin del proceso para luego calcular la diferencia entre ambos (empleado y herramienta tecnológica). Si el bot es más veloz (como es usual), la calidad y productividad de esta tecnología en tu empresa estará garantizada.
Otro de los motivos que nos impulsan a emplear esta solución tecnológica es la disminución del margen de error. En el día a día, es normal que nuestros empleados cometan ciertas equivocaciones que, lamentablemente, para el final de mes se traducen en cuantiosos gastos extra que nunca debieron ocurrir. Para disminuir este valor, los bots entran a jugar fundamental, ya que ellos trabajan con base en unos parámetros e instrucciones muy precisos, mismos que le permiten eliminar prácticamente cualquier posibilidad de error.
Para que compruebes si tu software de RPA es capaz de llegar a ese punto, debes emplear “la tasa de error”, un tipo de métrica por medio de la cual es posible determinar la cantidad de equivocaciones que puede llegar a cometer un bot durante la ejecución de un proceso o tarea. Para calcularla, es necesario contar el número de equivocaciones cometidas durante un período de tiempo determinado y dividirlo por el número total de tareas ejecutadas durante ese mismo período de tiempo. La tasa de error se expresa como un porcentaje. Por ejemplo, si la herramienta realiza 100 tareas y comete 10 errores, su tasa de error sería del 10%.
La eficiencia es un factor que con RPA está 100% asegurado. Los bots están diseñados para trabajar incansablemente y de forma casi perfecta, lo que te permite obtener resultados de mayor calidad que los que en muchas ocasiones puede ofrecerte un empleado normal. Ahora bien, si buscas medir qué tan cierta es esta afirmación, sencillamente debes medir el nivel de eficiencia que manejan actualmente tus bots.
Ten en cuenta que para esta técnica debes tener presente la relación entre el tiempo y los recursos utilizados por el software para completar una actividad en términos de costo y tiempo. Para llevarla a cabo, solo debes medir el tiempo y los recursos empleados por el bot y luego dividir esa cifra por el costo total de la tarea. Por ejemplo, si el software utiliza 10 horas y $100 en recursos para completar una tarea que cuesta $500, su eficiencia sería del 80%.
Los negocios y las expectativas de los clientes, varían enormemente con cada día que pasa, por lo que es necesario que cada empresa cuente con alto grado de adaptabilidad en pro de mantenerse a la vanguardia de las necesidades de la industria. Para alcanzar este objetivo también es posible emplear el RPA, una tecnología que permite aumentar o disminuir el flujo de trabajo según corresponda. No obstante, para que usted pueda comprobar su escalabilidad, es preciso que mida la capacidad que tiene su software RPA para manejar una mayor cantidad de procesos o tareas sin una disminución en la eficiencia o la calidad.
Para hacerlo, simplemente debes aumentar de forma gradual la cantidad de tareas asignadas al bot y observar cómo responde. Si este es capaz de completarlas de manera rápida y precisa sin una disminución en la eficiencia, entonces se considera que es escalable.
Ya que conoce qué es, qué ventajas le ofrece el RPA y cómo puede medir su desempeño, ¿qué espera para adoptar esta tecnología de punta en su operación? En Softimiza, como expertos en la automatización de procesos, estamos prestos para brindarle un servicio completo por medio del cual usted puede potenciar considerablemente la productividad y rentabilidad de su empresa. ¡No lo dude más y contáctenos!
