Existen diversas estrategias que son clave para garantizar la optimización de procesos en su negocio y para obtener resultados de éxito y valor. Los procesos BPM (Business Process Mining o Minería de Procesos), son una herramienta fundamental para analizar el modo en el que se desarrollan ciertos sucesos empresariales y encaminar su negocio hacia el cumplimiento de metas u objetivos que permitan aumentar el potencial en el mercado.
El Business Process Mining, o minería de procesos, es una técnica que permite evaluar y monitorear procesos gracias a los eventos registrados en sistemas de información. Básicamente, su implementación consiste en usar una herramienta de análisis de datos que facilite encontrar, implementar y mejorar el desarrollo de diversos procesos en los que es partícipe una empresa en concreto.
La minería de procesos es clave, ya que gracias a esta herramienta se pueden perfeccionar diferentes áreas de trabajo y encontrar soluciones a falencias o debilidades de forma práctica. Además, es un método indispensable para llevar a cabo la optimización de procesos de negocio.
El BPM se caracteriza porque facilita el alcance de ventajas competitivas y el acceso a múltiples aspectos relevantes para el tratamiento y análisis de datos. Por eso, a continuación le compartimos algunas de los procesos que esta herramienta apoya:
- La minería de datos permite descubrir el modelo real de ejecución de un proceso. Esto, en pocas palabras, significa que el sistema es capaz de rastrear la situación verdadera de un proceso, en lugar de basarse en percepciones subjetivas de otras personas o en el diseño original de cómo deberían ejecutarse.
- Esta herramienta permite determinar si un procedimiento se basa en las reglamentaciones, estándares, protocolos, políticas de ejecución y procedimientos documentados correspondientes.
- Se pueden descubrir las interacciones, las desviaciones, los loops, los reprocesos y las demoras que se están teniendo con un proceso en específico.
- A través del BPM, se puede monitorear la productividad del personal en un negocio, con el propósito de entender los ciclos de trabajo, el tiempo invertido y si la ejecución de las tareas es o no efectiva.
- Se puede llevar a cabo la predicción de ciclos en el desarrollo de un proceso.
Antes de implementar herramientas BPM, es importante definir qué tipo de proceso se quiere llevar a cabo, dependiendo de las necesidades de la empresa o negocio. Existen, principalmente, tres tipos de procesos que deben tenerse en cuenta según el libro Process mining: Discovery, conformance and enhancement of business process, del informático holandés Wil Van der Aalst:
- Basados en preguntas: son proyectos donde se tienen hipótesis o preguntas que se quieren responder, comprobar o rechazar con base en la minería de procesos.
- Basados en objetivos: son proyectos donde se establecen como objetivos el mejoramiento de los indicadores clave de desempeño del proceso.
- Basados en datos: son proyectos donde no hay unos objetivos establecidos, por lo que son de carácter exploratorio donde se pretende descubrir aspectos relevantes respecto a la ejecución real de los procesos.
- Defina cuáles son sus objetivos: primero, es esencial tener claras las metas que se quieren alcanzar y los objetos que van a analizarse. Para esto, se tienen que evidenciar las falencias o los puntos débiles que deben tratarse con mayor detenimiento y definir el tipo de sistemas que requiere atención.
- Registre los eventos (extraiga, transforme y cargue los datos): una vez haya decidido qué aspecto se va a trabajar dentro de los procesos de su negocio o empresa, es necesario registrar datos rastreables digitales, una actividad o una marca de tiempo determinada. De este modo, se puede empezar a hacer seguimiento de cada punto relevante en un sistema, extraer datos del proceso, transformarlos y cargarlos en una herramienta de minería.
- Lleve a cabo un proceso de análisis: el paso final, y probablemente el de mayor valor, consiste en analizar los resultados que arroja la herramienta y empezar a tomar decisiones efectivas para el mejoramiento de cada tarea o labor llevada a cabo. De este paso, depende que un proceso se optimice y se empiecen a evidenciar casos de éxito en la cadena de labores.
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