Gracias a la automatización de la gestión de cuentas por pagar (Accounts Payable, AP), el proceso de facturación hasta el pago se vuelve mucho más simple, lo que mejora la transparencia financiera, la visibilidad de AP y el flujo de caja de la empresa.
Aporta numerosos beneficios a la gestión de facturas, ya que permite una forma mucho más sencilla de recuperar la información de facturación y del proveedor de un artículo. Además, apoya a los minoristas mejorando la gestión de las relaciones con los proveedores y optimizando las condiciones de pago de los mismos.
Un sistema de automatización de cuentas por pagar permite una gestión más simple de la facturación y el procesamiento de pagos a través de una única plataforma digital. Puede proporcionar una visibilidad más clara y un mayor control.
Hemos recopilado los 10 beneficios clave de la automatización del proceso de cuentas por pagar, desde su capacidad de ahorro de tiempo y su perfecta integración hasta facturación de bajo costo y protección contra fraudes.
En tiempos pasados, las facturas se quedaban en los escritorios o esperaban en las bandejas de entrada del correo electrónico para su gestión y aprobación, pero la automatización elimina tales retrasos, agilizando todo el proceso. Los sistemas con paneles de control brindan a los usuarios una vista detallada y en tiempo real del procesamiento de facturas, mientras que permiten aplicar parámetros específicos al flujo de trabajo, para que la persona adecuada reciba una factura oportuna.
Las empresas que suelen aprovechar la tecnología moderna para optimizar sus procesos de AP, tienen como resultado costos de procesamiento de facturas con un precio cinco veces menor que el promedio, aprovechan los descuentos por pronto pago y en últimas optimizan la gestión y manejo de su flujo de caja.
Con la automatización de procesos AP, los datos de sus facturas se validan con el sistema de planificación de recursos empresariales, lo que facilita la detección de pagos duplicados. Además, no es necesario ingresar manualmente los encabezados de las facturas o los datos de los artículos de línea, lo que reduce la probabilidad de errores humanos.
Los sistemas de control integrales detallan claramente el proceso de AP, lo que facilita la identificación de dónde se encuentra una factura y a quién contactar en caso de retrasos. También permiten importar y exportar datos gracias al acceso en tiempo real, lo que facilita informes y análisis fluidos, que son cruciales al final de los ciclos comerciales.
La automatización AP protege su negocio contra el fraude al asignar y restringir el acceso de empleados específicos a la aprobación de facturas y la liberación de pagos. Este proceso de AP garantiza que ningún empleado sea responsable de la aprobación del pago, cuyos beneficios son dobles: reduce la posibilidad de fraude al tiempo que brinda una amplia oportunidad para verificar los datos dos veces y gestionar mejor sus modelos de Segregación de Funciones.
El control del proceso que permite la automatización mediante software no puede subestimarse. Por ejemplo, cuando se trata de revisiones de empleados, utilicelas para analizar la productividad de los colaboradores a fondo, conociendo las tareas o movimientos que realizará cada uno, es decir, tiene una total transparencia de todo lo que sucede con el proceso.
Por normatividad, su empresa debe mantener registros durante algunos años desde el final del último año financiero de la empresa, pero esos costos de almacenamiento y papeleo pueden ser altos. Sin embargo, con el almacenamiento en la nube que ahora permiten los software de automatización, puede reducir ese costo.
Un software de automatización de AP puede ayudar con la gestión de documentos, impulsando sus procesos de auditoría. Para ello, vincula todos los documentos y mensajes relacionados con cada transacción y, al mismo tiempo, compara las facturas con los recibos y las órdenes de compra. Este camino de auditoría rastreable reduce la probabilidad de que se pierda el papeleo y garantiza el cumplimiento de sus presentaciones trimestrales o anuales.
Otro beneficio de la automatización de AP es su facilidad de integración con el ERP (Enterprise Resource Planning), las bases de datos y otros sistemas financieros de su empresa. Un software de monitoreo para negocios elimina la necesidad de iniciar y cerrar sesión en diferentes aplicaciones o volver a ingresar datos en varios sistemas, los cuales hacen que los errores sean más probables.
La mayoría de los proveedores ofrecen descuentos por pago anticipado, pero muchas empresas no reciben estos beneficios debido al enrutamiento y aprobación manual de facturas que consume mucho tiempo. Sin embargo, como la automatización de AP permite ahorrar tiempo optimizando los procesos de su negocio, su empresa puede alcanzar los descuentos por pagos prontos gracias a una gestión ágil y eficiente.
Como lo puede notar, la automatización de la gestión de sus cuentas por pagar significará grandes beneficios para su empresa, los cuales puede maximizar al implementar con Softimiza el Executive Management System (EMS) de Celonis y sus aplicaciones.
Mejore el capital de trabajo y las relaciones con los proveedores a la vez que reduce los costos con la aplicación de ejecución de Cuentas por pagar de Celonis, diseñada específicamente para ejecutar de manera inteligente cada paso del proceso de AP.
La plataforma le permite visualizar su proceso y detectar ineficiencias de forma rápida y sencilla gracias a las capacidades de minería de procesos, KPIs prediseñados y análisis. Además, puede detectar y resolver automáticamente las irregularidades sin intervención humana antes de que la factura se publique en su ERP.
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