Para un empresario, sin importar la industria a la que pertenezca, la palabra auditoría automáticamente se traduce en muchos nervios y cientos de preocupaciones. Aunque cada proceso al interior de su compañía se esté llevando de forma transparente y siguiendo por completo los parámetros que establece la ley, de todas maneras la idea de tener a un equipo de auditores revisando cada esquina, proceso y papel relacionado con su negocio en busca de errores o problemas legales, es una situación por la que nadie quiere pasar. No obstante, este proceso es normal, necesario y más recurrente de lo que las personas se imaginan.
Con el fin de que usted pueda superar con éxito una auditoría de software, en esta nota de Softimiza le explicamos en qué consiste este procedimiento, cuáles son sus etapas y le compartimos algunas recomendaciones para garantizar que esta experiencia transcurra sin ningún tipo de inconvenientes.
Una auditoría de software es un proceso, ejecutado comúnmente por iniciativa de los proveedores de servicios y herramientas TI, que tiene como objetivo principal supervisar el cumplimiento de las normas y límites establecidos en las licencias de software. Hoy en día, es usual que algunas empresas tengan sobre o sub licenciamiento por las compras y renovaciones efectuadas a lo largo de los años instalando el software en más dispositivos de los acordados o activando productos sobre los cuales el fabricante deja que los activen por sistema, pero sobre los que no tienen derechos de uso adquiridos.
Para luchar contra este fenómeno, los proveedores de software suelen agendar citas de auditoría en las cuales el fabricante y su equipo de License Compliance, o un tercero experto y objetivo, analizará en detalle el funcionamiento del servicio y lo comparará con los términos que se establecieron sobre su uso. En caso de que el auditor encuentre alguna inconsistencia durante su evaluación, el proveedor tiene derecho a tomar acciones legales o definir sanciones económicas contra la compañía.
Cada auditoría, dependiendo del equipo que la lleve a cabo, puede variar de muchas maneras; sin embargo, en general, el proceso está compuesto por tres etapas específicas:
- Reunión inicial: durante esta primera etapa, los auditores se reúnen con los directivos o el equipo encargado de la gestión y mantenimiento de herramientas TI para explicarles más a profundidad los motivos por los que están ejecutando este procedimiento, cuáles van a ser las licencias que van a revisar, cuánto tiempo tomará la auditoría, y en qué consistirá a grandes rasgos su proceso de estudio.
- Análisis: en esta fase, los auditores estudiarán el funcionamiento y uso de los software, pedirán información sobre el número de licencias y el personal que las maneja y tiene acceso a ellas; también solicitarán pruebas de la compra de las licencias y recolectarán toda la información que necesiten para corroborar el cumplimiento de los parámetros establecidos en el contrato.
- Informe de resultados: cuando finalicen la etapa de análisis y pruebas, el equipo de auditores procederá a elaborar y presentar un informe, a ambas partes, sobre sus hallazgos y conclusiones frente al caso. Usualmente, es un tercero quien realiza la auditoría, por lo que, sí se halló alguna inconsistencia, los auditores no definirán las sanciones, sino que en su lugar lo hará directamente la empresa proveedora de los servicios de software.
Generalmente, las auditorías de software se ejecutan: 1. Anualmente previo a la renovación de soporte y mantenimiento del software o aplicación; 2. Dependiendo de la fecha de caducidad del producto; o 3. Si el proveedor detecta algún comportamiento extraño con el servicio. En cualquiera de los tres casos, el riesgo sigue siendo considerable, ya que si el auditor detecta y comprueba alguna conducta sospechosa, automáticamente el proveedor está en capacidad de ejecutar reclamaciones. Para que usted pueda superar sin problemas este tipo de auditoría de sistemas, a continuación le compartimos una serie de pasos que puede seguir antes y durante la auditoría:
- Comuníquese con el proveedor: la peor postura que usted puede tomar frente a un proceso como este es cerrarse frente a la solicitud que hace su proveedor. Una conducta como esa solamente lo hará parecer culpable y sumamente sospechoso. En su lugar, cuando reciba la petición, contacte a su proveedor y establezca, en conjunto con él, el plan de acción a ejecutar; desde las fechas en las que iniciará y finalizará el proceso y las políticas de tratamiento de datos que deberán seguir los auditores durante el procedimiento.
- Solicite asesoramiento: una auditoría nunca será un proceso fácil de atravesar, en especial para aquellas organizaciones que no tienen una amplia experiencia; no obstante, la diferencia entre el éxito y el fracaso dependerá de si su compañía se prepara y se muestra lista para enfrentar, con normalidad y calma, todo el procedimiento. Para ello, la mejor opción es solicitar asesoría con empresas expertas como Softimiza. Nosotros no solo podemos anticiparlo y prepararlo para organizar y ajustar su uso del licenciamiento de acuerdo a sus derechos adquiridos, o para demostrar ante los auditores que usted efectivamente está cumpliendo con los términos expuestos en la licencia, sino que también podemos resolver cualquier duda que usted o su equipo puedan tener respecto a cómo funciona una auditoría o cuáles son los límites que usted puede establecer para evitar cualquier trasgresión ilegal.
- Efectúe su propia auditoría: si usted tiene conocimiento desde meses antes que su proveedor de software va a realizar una auditoría en su empresa, la mejor forma de asegurarse de que todo esté funcionando de forma correcta y transparente, es efectuando usted mismo una auditoría de control interno previa. No es necesario que contrate un servicio externo, simplemente puede ejecutar un análisis detallado mensual que dé cuenta del funcionamiento y gestión de las licencias de software. En estos casos, la proactividad puede salvarlo de tener que pagar grandes sumas de dinero en un futuro.
- Haga uso de una herramienta de gestión de software: en Softimiza sabemos con seguridad que llevar un control efectivo de todas las licencias, de su funcionamiento y de sus fechas de caducidad, es una tarea bastante tediosa y repetitiva en la que el personal de las empresas suelen cometer muchos errores. Para no tener que pasar por este proceso y destinar su capital humano a otras labores más complejas, la mejor solución es adoptar una herramienta de gestión de activos informáticos (SAM, por sus siglas en inglés).
El servicio de SAM que nosotros le ofrecemos sin duda facilitará la administración, seguimiento y control de todas sus licencias. Esta solución tecnológica no solo efectuará un análisis y optimizará al máximo el ciclo de vida útil de cada producto, sino que también le permitirá tener total claridad respecto al desempeño que tiene cada software. Durante una auditoría, no hay forma de que usted se lleve alguna sorpresa, ya que SAM lo mantendrá al tanto en todo momento sobre qué activos informáticos tiene, cómo funcionan, cuándo caducan, entre otros aspectos.
Ahora bien, recuerde que una auditoría de software es un proceso necesario y totalmente normal por el que cientos de empresarios como usted tienen que atravesar de forma regular. Para que ni la imagen de su compañía ni su bolsillo tengan que verse afectados por sanciones de ningún tipo, no dude más al respecto y ¡contáctenos!
Nosotros no solo le brindaremos una asesoría detallada para atravesar esta evaluación sin problemas, sino que también podemos proveerle de un servicio completo de Software Asset Management, por medio del cual usted puede mantener un control más efectivo, práctico y fácil de todos los factores alrededor de sus licencias de software. No espere a que sus proveedores lo penalicen económicamente antes de tomar las medidas que su negocio necesita y opte en su lugar por mantenerse a la vanguardia de la tecnología con ayuda de Softimiza.
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