Tener los programas y aplicaciones adecuados para su empresa es esencial, pero no son fáciles de adquirir. Calcular el Costo Total de Propiedad (TCO) del software es difícil, debido a que no es suficiente comparar productos en función de los costos iniciales; es necesario para saber cuánto le costarán a su empresa en general.
El software empresarial es una inversión a corto y largo plazo. Por ello, muchas empresas investigan nuevas herramientas y hacen un presupuesto unas semanas o meses antes de comprarlas. Ahí es donde los cálculos de TCO juegan un papel clave: deberá comparar los costos colectivos de comprar varios productos de la competencia durante el período completo en el que planea usarlos.
El Costo Total de Propiedad (TCO) es una métrica que calcula la cantidad de dinero gastada en la adquisición de cualquier activo, lo cual involucra desde el precio de compra, hasta el costo asociado a largo plazo. Es decir, el TCO mide el costo de adquisición, mantenimiento y operación de un activo determinado.
El TCO es una métrica crucial para la toma de decisiones; por ello, antes de realizar una inversión o una compra, calcularlo puede brindar una mejor previsibilidad económica.
Las empresas deben preocuparse por los montos gastados en adquisiciones porque necesitan realizar inversiones seguras. De hecho, los elevados gastos iniciales no siempre son el rubro más importante; el costo de las soluciones empresariales de software a menudo tiende a crecer a largo plazo y esta situación puede generar un gasto inesperado.
Hay tres componentes básicos en los que debe pensar al preguntarse cómo calcular el costo total de propiedad de un software:
• Costos de adquisición o puesta en marcha: incluyen el costo del equipo o activo antes de impuestos, pero después de comisiones, descuentos, incentivos de compra y costos de cierre. En el caso de los software, se deben tener en cuenta el precio inicial y las licencias de usuario, la migración de datos, la integración con otros sistemas y los gastos de implementación y personalización.
• Costos de operación: hacen referencia a suscripciones o servicios necesarios para poner el artículo en uso comercial. Esto incluye: mantenimiento y soporte del software, parches, licencias de usuarios adicionales, mejoras, recuperación ante desastres, centro de datos, depreciación, actualizaciones y seguridad.
• Costos de jubilación: estos son los gastos incurridos al retirar el software, que pueden ser la exportación de datos, los sistemas archivados y las licencias inactivas.
Además, el TCO puede incluir no solo los costos, sino también los ahorros incrementales o los flujos de ingresos creados por la inversión de capital.
Utilizando los costos anteriores puede ayudar a estimar un TCO realista durante la vida útil de su software, sin embargo sabemos que no es así de simple. El TCO en algunos casos puede ser un análisis complejo en el que debe tener en cuenta aspectos específicos a la situación de su empresa.
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