La automatización robótica de procesos está ganando terreno por su promesa de mejorar la eficiencia empresarial, hacer que los empleados sean más productivos y generar un aumento de las ganancias.
La robotización RPA paso a paso permite a las empresas automatizar tareas rutinarias, repetitivas y liberar tiempo de sus empleados para que se centren en las actividades más estratégicas. Además de esto, existen numerosos beneficios para implementarla.
• Permite dirigir su fuerza laboral hacia funciones más críticas que requieren toma de decisiones e inteligencia humana.
• Ahorra costos sustituyendo el potencial humano por una máquina.
• Mejorar la productividad a medida que los robots hacen más en menos tiempo.
• Minimizar el error.
• Conducir a una organización más eficiente, en general.
• Optimiza el uso de recursos.
• Introduce adaptabilidad y flexibilidad a los procesos.
• Empodera la fuerza laboral.
Al diseñar su flujo de trabajo de RPA, asegúrese de diferenciar entre los flujos de trabajo que son sujetos de automatización y los que necesitan la inteligencia humana.
A continuación, todo el proceso se puede dividir en varias secciones. Debe definir claramente la lógica, el propósito y el resultado de cada capa. Este proceso puede parecer inútil y lento inicialmente, pero ayudará a evitar fallas en el futuro.
La viabilidad económica del proyecto depende de los procesos que elija automatizar. Primero, realice un análisis de cada operación en la organización para determinar cuáles pueden automatizarse antes de introducir RPA. Para que un proceso califique, los beneficios deben superar el costo de implementación.
Los actores clave en los departamentos, incluidos los gerentes, deben participar en esta etapa para asegurarse de que no se pasen por alto aspectos humanos importantes al adoptar la solución.
No es sólo pensar en los costos directos, el FTE, a la hora de calcular los posibles ahorros y beneficios. Un análisis real de los costos debe incluir el impacto financiero de las demoras y de los errores humanos, al igual que los costos de sanciones, multas o pérdida de clientes derivados de los procesos manuales que hoy se ejecutan.
No hace falta decir que es necesario realizar “sesiones de diseño” antes de incorporar RPA al flujo de trabajo. Esta sesión incluye recopilar la información y los requisitos de los usuarios finales, trazar un mapa de los procesos comerciales, analizar las excepciones, recopilar la información y documentar los resultados del proceso. El retrabajo innecesario y el retraso en el cronograma pueden deberse a no realizar sesiones de diseño técnico. La sesión de diseño debe contener lo siguiente:
Consulte con los usuarios finales para confirmar el tipo de robot que se está desarrollando y asegure la disponibilidad de aplicaciones para el desarrollo de robots.
Una vez que se implementa un programa de RPA, funcionará siempre que el entorno inicial esté intacto. Considere el caso de un bot entrenado para iniciar sesión ingresando el nombre de usuario y la contraseña en los campos de texto y usando el mouse para hacer clic en el botón de inicio de sesión.
Sin embargo, sí hay incluso cambios menores en el entorno donde se realiza la automatización, como un cambio de posición de ese botón, podría resultar en una interrupción en el proceso. El bot no puede identificar el cambio por sí solo y hará clic en la posición de inicio de sesión anterior, lo que puede terminar en un resultado inesperado.
Pueden surgir escenarios infinitos similares a este. Predecir tantos de ellos como sea posible puede reducir considerablemente las posibilidades de falla debido a un cambio o interrupción del entorno original.
Una vez implementado, el bot de RPA debe ejecutarse continuamente y vigilarse de cerca para analizar su rendimiento. Los equipos de mantenimiento de RPA se pueden desarrollar internamente o se pueden subcontratar a un proveedor según los requisitos de la empresa.
La mayoría de las herramientas de RPA modernas tienen un centro de control integrado, que administra los procesos de RPA una vez configurados con información clave, como análisis, errores y necesidades de recursos.
La automatización de procesos de negocios al ser implementada correctamente puede significar grandes beneficios para su empresa. Para ello, cuente con un equipo de expertos que le permita garantizar el éxito del proyecto, al aplicar las mejores prácticas.
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