El proceso Order to Cash (O2C) tiene un rol decisivo en el éxito de una empresa y en el impulso de la relación de una organización con el cliente. Por lo general las empresas concentran la mayor parte de sus esfuerzos y recursos en el periodo desde la atracción del cliente hasta que este realiza un pedido, pero la optimización del proceso O2C es necesario y puede generar grandes beneficios que impactan todo el negocio, principalmente en la recurrencia, o no recurrencia, de compra por parte de sus clientes.
Order To Cash, también conocido como OTC u O2C, es el proceso comercial que abarca la totalidad del sistema de procesamiento de pedidos, desde su recepción hasta el momento en el que se realiza el pago y se registra la entrada en los libros contables.
El ciclo del O2C cubre desde la solicitud, pedido, compra o transacción de sus clientes, hasta la gestión del pedido, cumplimiento, envío, la generación y pago de facturas, las cuentas por cobrar e informes de las mismas. Sin embargo, la gestión del proceso no termina cuando se paga el pedido, hay otros pasos importantes que ocurren después de esta acción, como la facturación y el registro en los libros contables; los datos de actividad registrados a lo largo del ciclo del pedido al cobro se deben analizar para identificar oportunidades de mejora y optimización.
Un proceso OTC normalmente tiene reprocesos, más cambios, despachos parciales, inventarios incompletos, lento o complicado puede resultar en pérdida de ingresos y de clientes, daño a la reputación e incluso problemas de cumplimiento. Los datos son fundamentales tanto para simplificar el ciclo O2C como para corregir y evitar los errores que se producen o pueden producir.
Identificar qué es lo que realmente está pasando ayuda a reducir el volumen de errores y permite que la información pase de las ventas al departamento correspondiente de la gestión de pedidos y a la facturación sin retrasos innecesarios.
La minería de procesos y tareas, es clave para pasar de suponer lo que sucede en cada uno de los pasos del ciclo OTC a entenderlo completamente, pues a través de los registros de los sistemas es posible reconocer fallas y desviaciones que obstaculizan la finalización exitosa de O2C, así como identificar mejoras en la producción, logística, inventarios, centros de despacho y procesos contables.
Con Process Mining todos los datos relevantes de la organización se absorben, reconstruyen y analizan en busca de tendencias y patrones a través de algoritmos. Un análisis de la causa raíz proporciona una imagen clara de dónde el proceso está funcionando correctamente y dónde no.
De esta forma, su empresa estará en la capacidad de identificar con total certeza en dónde se deben implementar los cambios y dónde tienen el mayor impacto para mejorar el rendimiento y la eficiencia generales. En este sentido, la minería de procesos en O2C ofrece resultados que tienen un impacto positivo en la entrega a tiempo y en los cobros de las facturas.
La optimización del ciclo Order To Cash a través de la minería se aplica específicamente en cuatro aspectos principales:
• Descubrimiento del proceso
• Comprobación de la conformidad
• Gestión de recursos
• Disminución del tiempo de ciclo
Celonis es la plataforma de gestión de ejecución que mediante la minería de procesos ofrece distintas aplicaciones para la optimización de los diferentes procesos del negocio visualizándolas para detectar ineficiencias de forma rápida y sencilla.
• La aplicación para la gestión de pedidos le permite aumentar la productividad y confiabilidad en las operaciones de los pedidos para entregar a tiempo y reducir los costos, al controlar y monitorear cada paso del proceso de administración de pedidos. Prediga la probabilidad de la entrega a tiempo de cada pedido utilizando el aprendizaje automático e impulse acciones para priorizar las órdenes y su cumplimento.
• Una de estas aplicaciones está directamente relacionada con las cuentas por cobrar, con la cual se puede mejorar el capital de trabajo y mitigar el riesgo mientras reduce los costos. Priorice los clientes según la probabilidad de pago y el valor de la factura, con lo cual puede obtener pronósticos de efectivo automatizados.
Además, puede mitigar el riesgo crediticio verificando continuamente los límites de crédito y ajustarlos dinámicamente para obtener nueva información o cambios en el comportamiento del cliente. Mejore el capital de trabajo disminuyendo los días de ventas pendientes, mitigue el riesgo de la relación de deuda incobrable a ventas y reduzca los costos.
Sin duda el EMS (Executive Management System) de Celonis, con sus aplicaciones, es el sistema de control de procesos de negocio que necesita para optimizar su ciclo Order To Cash, así como todos sus procesos estratégicos de negocio. En Softimiza somos partners en Colombia de Celonis, el líder mundial de minería de procesos. Contáctenos para ayudarlo a implementar la herramienta y lograr los mejores resultados en eficiencia, productividad y reducción de costos.
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